Przeprowadzka biura bez przestoju: checklista dla firm

Przeprowadzka mieszkania kosztuje jeden zmęczony weekend. Przeprowadzka biura może kosztować dzień albo dwa bez sprzedaży, bez obsługi klientów i bez dostępu do dokumentów. Dlatego w firmie liczy się nie tylko cena transportu, ale przede wszystkim to, kiedy zespół wróci do pracy. Poniżej znajdziesz harmonogram, checklistę dla osoby, która koordynuje zmianę siedziby, realne wyceny z kalkulatora dla trzech wielkości biura oraz sposoby, żeby przeprowadzka zamknęła się między piątkowym popołudniem a poniedziałkowym porankiem.

Na czym polega przeprowadzka biura bez przestoju

Przeprowadzka biura bez przestoju to taka, w której ostatni dzień pracy w starym miejscu i pierwszy dzień w nowym następują bezpośrednio po sobie. Zespół pakuje swoje stanowiska w piątek, transport odbywa się po godzinach albo w weekend, a w poniedziałek rano biurka, krzesła, monitory i szafy z dokumentami stoją już na swoich miejscach. Żeby tak to wyglądało, trzeba wcześniej ustalić trzy rzeczy: termin dostępu do obu lokali, plan rozstawienia stanowisk w nowym biurze i jedną osobę, która podejmuje decyzje w dniu przeprowadzki.

Właśnie dlatego przeprowadzki biur robimy po godzinach i w weekendy. Pracujemy 24/7, także wieczorami i w nocy, więc termin dopasowujemy do grafiku firmy, a nie odwrotnie.

Harmonogram: co zrobić 6 tygodni, 2 tygodnie i 2 dni przed

Większość problemów przy przeprowadzce firmy wynika z rzeczy, których nie da się załatwić w ostatnim tygodniu. Ten plan zakłada biuro od kilku do kilkunastu stanowisk.

• 6 tygodni przed: ustal datę przekazania nowego lokalu i datę oddania starego. Zamów przeniesienie internetu i telefonii, bo u wielu operatorów to najdłużej trwający punkt całej przeprowadzki. Sprawdź, czy umowa najmu pozwala na prace po godzinach i w weekend.
• 4 tygodnie przed: przygotuj plan nowego biura z numerami stanowisk. Każde biurko, szafa i drukarka dostaje numer, który potem trafi na kartony i meble. Zdecyduj, co jedzie, a co zostaje albo idzie do utylizacji.
• 2 tygodnie przed: zarezerwuj termin przeprowadzki i potwierdź szczegóły: adresy, piętra, windy, miejsce na postój auta. Zapytaj administrację obu budynków o rezerwację windy towarowej i ewentualne zabezpieczenie korytarzy.
• Tydzień przed: rozdaj kartony i etykiety. Archiwum i rzadko używane dokumenty pakuj już teraz, żeby w ostatnim dniu zostało tylko to, co potrzebne na bieżąco.
• 2 dni przed: wyślij zespołowi instrukcję: co każdy pakuje sam, do której godziny, jak oznacza swoje rzeczy i gdzie znajdzie stanowisko w nowym miejscu.
• Dzień przeprowadzki: koordynator jest na miejscu przy załadunku i rozładunku, ma plan rozstawienia i telefon do administracji obu budynków.

Ogólne zasady planowania przeprowadzki, od formalności po dzień transportu, opisaliśmy szerzej w artykule przeprowadzka krok po kroku. Tutaj skupiamy się na tym, co jest specyficzne dla firmy.

Checklista dla koordynatora przeprowadzki firmy

W każdej firmie powinna być jedna osoba odpowiedzialna za przeprowadzkę, z prawem do podejmowania decyzji. Oto lista rzeczy, które warto mieć odhaczone przed dniem transportu:

• potwierdzony termin i godzina wjazdu do obu budynków,
• zarezerwowana winda towarowa albo informacja, że jej nie ma,
• miejsce postoju dla auta jak najbliżej wejścia, najlepiej uzgodnione z zarządcą,
• plan nowego biura z numerami stanowisk, wydrukowany w kilku kopiach,
• lista mebli do demontażu: biurka z blatami łączonymi, szafy, regały, stoły konferencyjne,
• osobno spakowany i opisany sprzęt IT, kable w podpisanych woreczkach,
• dokumenty poufne w zamkniętych kartonach albo zamykanych szafach, z listą, co jest w środku,
• klucze, karty dostępu i kody do alarmu w nowym lokalu,
• informacja dla klientów i kontrahentów o nowym adresie i ewentualnej krótkiej przerwie w obsłudze.

Ile kosztuje przeprowadzka biura: trzy przykłady

Przeprowadzkę biura wyceniamy w tym samym kalkulatorze co mieszkanie: liczy się podstawienie pojazdu, kilometry, wielkość auta, liczba tragarzy i czas ich pracy, piętra oraz to, czy termin to weekend. Tragarz kosztuje ok. 100 zł za godzinę, minimum dwie godziny. Piętro bez windy to 20 zł, z windą 8 zł. Termin weekendowy lub pilny podnosi całą kwotę o 30 procent. Poniższe kwoty policzyliśmy według aktualnych stawek kalkulatora.

Małe biuro w Krakowie, 3 stanowiska. Bagażówka do 10 m³, trasa ok. 6 km, dwóch tragarzy przez dwie godziny, odbiór z pierwszego piętra bez windy, dostawa na parter. Wychodzi od 680 zł w dzień roboczy i od 880 zł w weekend. Wycenę dla swojego adresu zrobisz na stronie przeprowadzki Kraków.

Biuro w Trójmieście, 5 stanowisk. Meblowóz do 20 m³, przejazd z Gdańska do Gdyni ok. 25 km, dwóch tragarzy przez trzy godziny, dwa piętra bez windy. Kalkulator pokazuje od 970 zł w tygodniu i od 1250 zł w weekend. Szczegóły na stronie przeprowadzki Trójmiasto.

Biuro w Warszawie, 10 stanowisk. Meblowóz do 20 m³, trasa ok. 8 km, trzech tragarzy przez cztery godziny, łącznie pięć pięter z windą na obu adresach. To od 1530 zł w dzień roboczy i od 1990 zł w weekend. Swój wariant policzysz na stronie przeprowadzki Warszawa.

W kalkulatorze narzut 30 procent dotyczy pola „Weekend / pilne”. Przeprowadzka wieczorem w dzień roboczy, po zamknięciu biura, nie wymaga zaznaczenia tego pola, więc często jest najtańszym sposobem na przeprowadzkę bez przestoju. Ostateczną, stałą kwotę potwierdza dyspozytor przy rezerwacji i ta cena już się nie zmienia. Więcej o tym, jak składa się cena, przeczytasz w artykule ile kosztuje przeprowadzka.

Wieczór w tygodniu czy weekend: który termin wybrać

Dla większości małych i średnich biur najlepszy jest piątkowy wieczór albo sobota rano. Wieczór w dzień roboczy jest tańszy, ale wymaga, żeby nowy lokal był gotowy i dostępny po godzinach. Sobota daje więcej czasu na rozstawienie stanowisk i podłączenie sprzętu, za to kosztuje o 30 procent więcej. Jeśli biuro jest małe, a trasa krótka, wieczór zwykle wystarcza. Przy kilkunastu stanowiskach, ciężkich szafach na dokumenty i dalekiej trasie bezpieczniej zaplanować weekend, żeby w niedzielę był jeszcze zapas na poprawki.

Warto też sprawdzić regulamin budynku. Część biurowców wpuszcza przeprowadzki tylko w określonych godzinach, wymaga zgłoszenia z wyprzedzeniem albo zabezpieczenia podłóg i wind. Lepiej wiedzieć o tym dwa tygodnie wcześniej niż w piątek o 18.

Sprzęt IT, dokumenty i meble biurowe

Przy przeprowadzce biura transportujemy meble, sprzęt i dokumenty. Demontaż i montaż stanowisk, czyli biurek, szaf i regałów, robimy w ramach usługi, a meble zabezpieczamy kocami i folią. Transport jest ubezpieczony, przewoźnicy mają ważne OC. Kilka rzeczy warto jednak przygotować po stronie firmy:

• Komputery i monitory. Wyłącz, odłącz i opisz je przed przyjazdem tragarzy. Monitory najlepiej pakować w oryginalne kartony albo owijać kocem. Za kopię zapasową danych i konfigurację sieci odpowiada dział IT lub zewnętrzny serwisant, nie firma przeprowadzkowa.
• Dokumenty. Segregatory pakuj do mniejszych kartonów, bo papier jest ciężki. Kartony z dokumentami poufnymi oklej i opisz numerem, nie treścią. Szafy zamykane na klucz można przewieźć w całości, jeśli nie są przeładowane. Ile kartonów zamówić, podpowiadamy w poradniku ile kartonów na przeprowadzkę.
• Meble. Biurka z łączonymi blatami, szafy i stoły konferencyjne zwykle trzeba rozkręcić. Jak zabezpieczyć je samodzielnie przed transportem, opisaliśmy w artykule jak zabezpieczyć meble do transportu. Pojedyncze duże meble, np. nową szafę do archiwum, przewieziemy też osobno w ramach transportu mebli.
• Drobne dowozy po przeprowadzce. Gdy w nowym biurze okaże się, że brakuje kilku krzeseł albo trzeba odebrać drukarkę z serwisu, nie trzeba zamawiać całej ekipy. Wystarczy taxi bagażowe z jednym kierowcą.

Umowa, faktura i odpowiedzialność

Każde zlecenie potwierdzamy na piśmie, a fakturę VAT wystawiamy również na firmę. Cena z wyceny jest ceną na umowie, bez dopłat na miejscu. Przy rezerwacji podaj dane firmy do faktury i osobę kontaktową na dzień przeprowadzki. Jeśli w biurze są rzeczy szczególnie cenne albo nietypowe, np. sejf, duża drukarka lub serwerowa szafa rack, opisz je w uwagach. Dyspozytor dobierze skład ekipy i pojazd, zanim ktokolwiek wyjedzie.

Najczęstsze pytania o przeprowadzkę biura

Ile trwa przeprowadzka biura na 10 stanowisk? Przy dobrze spakowanym biurze, windzie na obu adresach i krótkiej trasie zwykle wystarcza kilka godzin pracy trzech tragarzy. Najwięcej czasu zajmuje demontaż i montaż mebli oraz noszenie dokumentów, a nie sam przejazd.

Czy możecie przyjechać w nocy? Tak. Pracujemy 24/7, także w nocy, w soboty i niedziele. Godzinę ustalamy przy rezerwacji, z uwzględnieniem zasad obu budynków.

Czy pakujecie biuro za pracowników? Pakowanie kartonów możemy dodać na życzenie. W praktyce najlepiej, gdy każdy pracownik sam pakuje swoje biurko, bo wie, co jest ważne i gdzie to później położyć.

Czy dostanę fakturę VAT na firmę? Tak, każde zlecenie jest na piśmie, a fakturę VAT wystawiamy również dla firm.

Czy przeprowadzicie biuro do innego miasta? Tak, realizujemy też trasy między miastami. Cena rośnie wtedy głównie o kilometry, a stawka za kilometr zależy od rynku, z którego wyjeżdża auto.

Podsumowanie

Przeprowadzka biura bez przestoju to kwestia planu, nie szczęścia. Przeniesienie internetu zamów kilka tygodni wcześniej, przygotuj plan stanowisk z numerami, wyznacz jednego koordynatora i wybierz termin po godzinach. Wieczór w tygodniu jest najtańszy, weekend daje zapas czasu. W naszych przykładach małe biuro kosztuje od 680 zł, biuro na 5 stanowisk od 970 zł, a na 10 stanowisk od 1530 zł. Dokładną, stałą kwotę dla swoich adresów policzysz w kalkulatorze, np. dla Warszawy, Trójmiasta albo Krakowa.